РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ

Техническое задание на разработку системы учета, как правило, состоит из 3 основных блоков:
1. Блок ввода первичных данных.
2. Блок вывода данных: отчеты, аналитика, дашборды, готовые документы: прайс, счет и т.п.
3. Блок расчетов и взаимосвязей: учет, примеры расчетов, описание работы скриптов, описание требуемого функционала, другое.

Составлять техническое задание на разработку системы я рекомендую именно в этом порядке: исходная точка – результат – путь к результату.

Ссылку на подготовленное техзадание предлагаю направить мне для изучения в любом удобном мессенджере тел. 89044879717.

По результатам изучения техзадания:
- или я сразу скажу стоимость и срок разработки системы;,
- или мы созваниваемся с возможностью демонстрации экрана, например, через сервис Гуглмит или Зум, обсуждаем техзадание, уточняем все вопросы и тогда я даю оценку стоимости и сроков разработки системы.

Планируемая продолжительность консультации не более 1 часа.

Это именно консультация. Я могу дать свои рекомендации. Но мы не дорабатываем техзадание, не вводим в него новые блоки, не дорабатываем структуру.
Если требуется разработка техзадания, это входит в стоимость услуги структурирования системы учета:
https://www.xn--80acea1apc7cg1b5c.xn--p1ai/modelrovanie
Подготовка к составлению технического задания.
Определите, какая именно система вам нужна.
Варианты:
- учет финансовый;
- складской учет;
- управленческий учет;
- учет рабочего времени;
- учет оказанных услуг;
- производственный учет: материалы, заготовки, промежуточные процессы, продукция и др;
- учет процесса – любой: учет процесса выполнения заказа, учет передачи производства из цеха в цех, учет процесса продаж, учет этапов оказания услуг, учет контрагентов, учет выполнения договора и др;
- автоформирование любых документов (калькуляторы, прайсы, сметы, договоры и т.п.);
- что-то другое – в таблицах Гугл возможно, если не все, то очень много.

Кто будет пользоваться системой? Какое подразделение компании. Какие сотрудники. Кто будет вносить информацию. Кто будет работать с результатом. Кому нужна аналитика.

Нужна ли сотрудникам возможность восстановить данные? Или нужен запрет на редактирование после определенного момента.

Нужно ли разграничить доступ к информации? Например, аналитику видит только директор, менеджер одного отдела в первичных данных и не видит информации о втором подразделении, сотрудник склада не видит финансов и т.п.

Обращаю ваше внимание, что запретить доступ к просмотру отдельных листов невозможно, только к файлу в целом. Если пользователю нужно видеть данные отдельно от других его данные необходимо вносить в отдельном файле.

Определите, система будет состоять из одного или нескольких файлов?
Например:
1. Вам нужен калькулятор – для этого достаточно одного файла с листами номенклатур, калькулятор, ну, может быть, еще лист, формирования документов.
2. У вас производство. Нужен складской учет, учет продаж, учет времени работы сотрудников, управленческий дашборд для руководителя. Вы хотите, чтобы сотрудники склада и сотрудники отдела кадров не видели продаж. Продавцы не могли вносить изменения после десятого числа каждого месяца. Дашборд видел только руководитель. Значит, нужно сделать 4 отдельных файла.

Когда нельзя систему учета сделать в одном файле?
- Если первичные данные вносятся ежедневно в достаточно большом объеме.
- Если у вас за год будет около 12-15 тысяч «проводок».
В таком случае Вам обязательно нужен отдельный файл Архив, иначе система будет работать неэффективно или просто "виснуть".

В этом случае настраивается перенос данных в архив и архив подключается к аналитике.
С чего начать?
Откройте гугл таблицы и создайте макет системы учета, последовательно образуя 3 блока.
1. Блок ввода первичных данных.
1. Какие исходные данные вы будете учитывать? Создайте таблицу с нужными столбцами и строками.

Например: дата, доход, расход, количество, цена, продолжительность, поддержка и тп.
Это не обязательно деньги. Всё, что вы хотите учитывать. Материалы, время, услуги, контрагенты – всё, что угодно. Для каждого учета необходимо сделать форму.
2. Определяем, как данные будут попадать в таблицу.

Каждый столбец (строку).
Например:
1. Вносятся вручную.
2. Вносятся через гугл формы.
3. Подтягиваются с другого листа. Например, банковская выписка. Вы копируете данные из банковской выписки, например, из формата Excel, вставляете их на специальный лист, обрабатываете (например, указываете вид операции приход/расход, статью) и эти данные по кнопке будут подтягиваться в блок первичных данных. Это может быть банковская выписка, табличные списки от поставщиков, списки, выгруженные из сторонних программ и тп.
4. Подтягиваются из справочника.

На отдельном листе будет создан справочник, данные из справочника будут подтягиваться в выпадающий список, и вы будете выбирать из выпадающего списка.

Списки могут быть взаимосвязаны, например, в графе «поставщик» вы выбираете из выпадающего списка поставщика, и в следующем столбце «продукция» в выпадающем списке только продукция, поставляемая именно этим поставщиком, в следующем столбце «позиция» только позиции, относящиеся к выбранной продукции выбранного поставщика.

Не нужно полностью создавать номенклатуру и вносить все позиции. 2-3 позиции для примера, чтобы понимать структуру.
5. IP-интеграция со сторонними приложениями. Для этого необходимо прописать программный код в гугл таблицах и программный код на стороне приложения, с которого будет выгрузка данных.

Далее над каждым столбцом пропишите, как информация будет попадать именно в этот столбец.

Если нужно, внизу таблицы напишите дополнительную информацию, пояснения.
2. Блок вывода данных.
Что вы хотите получить на выходе? Как это должно выглядеть?

Вы создаете лист и прописываете структуру:
- таблицу с нужными столбцами и строками,
- текстовый документ,
- таблицу для формирования графиков и дашборда и др.

Структуру отчета:
- финансы – ОДДС, ОПУ, баланс и др;
- производство – производственные отчеты, себестоимости, рентабельность и др;
- склад – отчет об остатках, отчет о движении, отчет об отгрузке и др;
- услуги – отчет о выполнении заказов, отчет о прибыли и др.

Структуру готового документа: калькулятор, коммерческое предложение, смета, прайс .

Структуру аналитики в виде таблиц, в виде графиков, дашборда и тп.

Например:

Дашборд может состоять из графиков, диаграмм, таблиц, схем. Также возможны другие варианты.

Опишите какие данные должны отражаться в дашборде (приход, расход, продажи, время и т.п.). Пропишите из каких таблиц и колонок будут подтягиваться данные в дашборд. Какие показатели будут меняться в дашборде например период дата от и дата до, или нужно выбирать все направления /все филиалы / все объекты и одно из всех. Какой результат нужно видеть в дашборде при изменении показателей.
Например:
· нужен график с отражением Доходов, Расходов, Прибыли по месяцам при изменении периода ОТ и ДО
· нужен график рейтинга расходных статей при изменении направления / филиала и периода ОТ и ДО
Если это расчет показателя, например, маржинальность или себестоимость, то приведите пример расчета как вы его рассчитываете.
Если требуется отразить дашборд в виде таблицы приведите пример такой таблицы
На основе представленного описания смогу дать предложения по наиболее эффективной визуализации аналитических данных в дашборде.

Посмотреть варианты вывода данных вы можете на моем сайте Гуглтаблицы.рф в разделе Готовые шаблоны
https://www.xn--80acea1apc7cg1b5c.xn--p1ai/gotovyyshablon

К каждому шаблону есть подробное описание, фото и видео. Вы можете посмотреть примеры вывода данных и на их основе сформировать свою структуру.
3. Блок расчетов и взаимосвязей.
Описываете основные принципы что откуда куда.
Приводите примеры расчетов
Не нужно описывать все досконально. Укрупненно: вот тут внесли, сюда потянулось из этой таблицы, тут рассчиталось, как рассчиталось – тут итог.
Можете писать прямо в ячейке.
Например:

Помните, что я не сотрудник вашей компании, я не знаю, как устроен ваш бизнес. Опишите кратко, как проходят процессы, как считаются показатели именно в вашей компании.
Если считаете необходимым – создайте отдельный лист, в котором пропишите все тонкости и комментарии более подробно.
Структура.
Если система получилась сложной, многосоставной, на отдельном листе составьте общую структуру системы.
Например:

Ссылку на подготовленное техзадание предлагаю направить мне для изучения в любом удобном мессенджере тел. 89044879717.